Definisi Keuangan dan Akuntansi
Seringkali kita mendengar pertanyaan yang tentang perbedaan antara Keuangan dan Akuntansi. Dikarenakan dua bidang ilmu ini pun telah berusia ratusan tahun, tentunya berbagai analisa dan argumentasi untuk menjawab pertanyaan ini telah sedemikian banyaknya. Namun saya pribadi sangat menyukai penjelasan singkat dari Petersons.com berikut ini:
“Finance is specifically a subject of study which involves the management of money, while accounting is a subject which involves obtaining, collecting, organizing, and otherwise dealing with financial information. The difference, in other words, is pretty much that finance is about actually shifting or manipulating money, while accounting is about tracking those kinds of manipulations.”
Beberapa pandangan lain mungkin sedikit berbeda dengan penjelasan Petersons.com terebut. Namun intinya kurang lebih sama jika dikaitkan dengan tugas dan kewajiban dari subjek yang menduduki posisi bagian Keuangan dan Akuntansi. Untuk menghindari bias dalam pembahasan ini, maka bidang Akuntansi yang dimaksud selanjutnya adalah Akuntansi Keuangan.
Tugas dan Tanggungjawab bagian Keuangan
Bagian Keuangan memiliki kewenangan sekaligus kewajiban mengatur dana perusahaan agar secara efektif digunakan untuk memaksimalkan keuntungan usaha sekaligus menjaga penggunaan dana tersebut secara efisien. Bagian Keuangan harus memastikan setiap pengeluaran sejalan dengan budget yang telah ditetapkan manajemen perusahaan. Disinilah bagian Keuangan dituntut melakukan kontrol terhadap pengajuan pengeluaran kas, biaya keuangan (cost of money), dan kontrak-kontrak eksternal yang ditandatangani oleh setiap bagian perusahaan.
Bagian Keuangan adalah pihak yang bertanggungjawab menentukan di mana perusahaan menyimpan cash nya, menempatkan investasi, atau mencari pinjaman. Bagian Keuangan harus menyeleksi bank mana yang dapat memberi pinjaman dana dengan bunga rendah dan sebaliknya bank mana yang dapat memberi bunga tinggi untuk menyimpan dana perusahaan.
Bagian Keuangan cenderung memproduksi laporan untuk dipergunakan pihak internal perusahaan saja.
Tugas dan Tanggungjawab bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertugas mengumpulkan bukti-bukti segala jenis transaksi yang telah terjadi atau akan terjadi (berdasarkan metode akrual), mencatat dan mengelompokkannya, kemudian membuat laporan keuangan perusahaan sesuai dengan prinsip-prinsip Akuntansi yang berlaku umum atau Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku.
Bagian Akuntansi jarang sekali berhubungan langsung dengan bank, terkecuali saat bank meminta laporan keuangan perusahaan untuk keperluan analisa kredit atau ketika diperlukan data-data dari bank terkait penyesuaian di akhir periode akuntansi.
Adalah kewajiban bagian Akuntansi untuk dapat mengidentifikasi keseluruhan aktifitas perusahaan yang dapat dinilai dengan uang, baik terkait dengan orang maupun barang, dalam lingkup internal maupun eksternal, transaksi berupa fisik maupun keuangan. Kegagalan bagian Akuntansi mengidentifikasi transaksi, mengakibatkan adanya kejadian bernilai uang yang tidak terungkap dalam laporan keuangan perusahaan. Jika ini terjadi dan jumlahnya material, maka dapat dikatakan telah terjadi penyimpangan terhadap standar akuntansi yang berlaku umum. Lebih dari itu, akurasi laporan keuangan yang dihasilkan bagian Akuntansi di setiap akhir periode sangat fatal dampaknya terhadap pembuatan keputusan manajemen di periode berikutnya.
Secara keseluruhan laporan keuangan yang dihasilkan oleh bagian Akuntansi harus dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak internal perusahaan dan dipergunakan untuk keperluan eksternal seperti pelaporan pajak kepada pemerintah, analisa investasi oleh investor atau analisa kredit oleh kreditor.
Pemisahan bagian Keuangan dan Akuntansi untuk Usaha Kecil dan Menengah
Pemisahan tugas Keuangan dan Akuntansi dalam bisnis skala kecil dan menengah masih sulit dilakukan, atau dalam banyak kasus jika mungkin dilakukan, dapat dikatakan belum perlu. Hal ini dikarenakan masih kecilnya dana yang dikelola, sedikitnya jumlah transaksi, dan terbatasnya anggaran untuk membayar gaji lebih banyak orang untuk tugas yang terpisah tersebut.
Meskipun demikian besar kecilnya dana dan jumlah transaksi bisa jadi relatif berbeda untuk setiap bidang industri yang digeluti perusahaan. Kebijakan perusahaan dalam menganalisa tugas-tugas Keuangan dan Akuntansi diperlukan agar tercapai pengelolaan dan pelaporan keuangan yang baik. Perusahaan retail yang memiliki banyak transaksi bisa jadi memerlukan pemisahan bagian Keuangan dan Akuntansi meskipun secara keseluruhan dana yang dikelola perusahaan tidak terlalu besar. Sebaliknya, perusahaan kontraktor sipil yang mendapat kontrak dengan pagu yang besar namun hanya beberapa kali saja dalam setahun bisa jadi tidak memerlukan pemisahan tugas Keuangan dan Akuntansi.
Resiko penggabungan tugas Keuangan dan Akuntansi
Selain pembagian tugas dan tanggung jawab, pemisahan bagian Keuangan dan Akuntansi memiliki fungsi kontrol agar tidak terjadi kecurangan dalam pengeluaran dana perusahaan.
Dalam prakteknya bagian Keuangan memiliki akses terhadap kas perusahaan, melakukan eksekusi pembayaran berdasarkan permintaan bagian operasional maupun pembayaran rutin berdasarkan pencatatan bagian Akuntansi. Dalam setiap transaksi Keuangan yang dilakukan bagian Keuangan, harus ada lampiran dokumen asli atau salinan nya yang diberikan kepada bagian Akuntansi. Dokumen tersebut diperlukan bagian Akuntansi untuk melakukan pencatatan terhadap transaksi yang terjadi, serta melakukan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan agar sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku.
Misalkan dalam pengajuan pembayaran tagihan jatuh tempo, bagian Akuntansi menyerahkan pengajuan pembayaran kepada bagian Keuangan. Bagian Akuntansi juga akan meminta dokumen pembayaran resmi dari bank berupa Rekening Koran untuk memastikan pembayaran telah dilakukan dalam jumlah yang sesuai dengan permintaan dan dokumen pendukungnya. Dengan demikian pengeluaran dana yang tidak sesuai dapat diketahui.
Sebaliknya jika bagian Keuangan dan Akuntansi tidak dilakukan pemisahan, pembayaran tagihan dapat disalah gunakan tanpa diketahui pihak lain karena seluruh dokumen pendukung dipegang oleh orang yang sama. Kecurangan dapat berupa dokumen tagihan fiktif, perubahan jumlah tagihan, atau penundaan pembayaran untuk kepentingan pribadi.
Pencegahan kecurangan karena penggabungan bagian Keuangan dan Akuntansi
Bagi pelaku Usaha Kecil dan Menengah yang memiliki anggaran terbatas sehingga tidak melakukan pemisahan bagian Keuangan dan Akuntansi, diperlukan campur tangan dari pihak manajemen puncak bahkan pemilik untuk melakukan kontrol secara langsung. Dengan kata lain, pemilik berlaku sebagai penyelia/manajer Akuntansi dan Keuangan sekaligus.
Dalam contoh kasus di atas, maka pemilik diharuskan:
- memeriksa keaslian dan kelengkapan dokumen tagihan
- memeriksa kewajaran angka yang tercantum dalam tagihan
- memeriksa tanggal jatuh tempo tagihan
- memeriksa kebenaran nomor rekening tujuan pembayaran dalam tagihan
- memastikan dokumen pengajuan pembayaran telah sesuai dengan dokumen pendukung
- memastikan angka yang terdebet dalam rekening koran sesuai dengan dokumen pengajuan pembayaran baik dari sisi jumlah dan rekening penerima
Dengan demikian jika memang keadaan belum memungkinkan, pemisahan antara bagian Keuangan dan Akuntansi tidak mutlak, namun kontrol harus tetap dilakukan oleh pihak pemilik usaha agar kecurangan dapat dihindari. Konsekuensi dari keadaan ini adalah pemilik terpaksa menyisihkan waktunya untuk aktifitas klerikal yang sangat mungkin mengganggu fokusnya dalam hal strategi pengembangan usaha.
Pada akhirnya di luar masalah sistem pembagian tugas dan struktur organisasi, hal yang paling penting bagaimana setiap orang yang bertugas dapat dipercaya dan bertanggung jawab dalam menjalankan fungsinya. Tanpa kepercayaan dan tanggung jawab, sebagus apapun sistem yang dibentuk tidak akan berguna.
Bisnis dan Keuangan 